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Sagaflor: Partner profitieren von vereinfachter Warenwirtschaft

Die Sagaflor vereinfacht die „Warenwirtschaft“ – kurz WaWi genannt – für ihre Mitglieder mit dem Partner Kirsch Computersysteme aus Beckingen. Kirsch kann den Angaben zufolge die von der Sagaflor im Rahmen von EPA (Electronic Payment Advice) zur Verfügung gestellten Rechnungsdaten in ihr Warenwirtschaftssystem Zoga einlesen und verarbeiten. 

Dabei werden die Daten in sogenannte Invoice Nachrichten aufbereitet und durch Hochladen der Daten in das Warenwirtschaftssystem übernommen. Mit der übergebenen Bestellnummer wird die Rechnung mit der vorangegangenen Bestellung abgeglichen, das heißt, Differenzen werden angezeigt und dokumentiert.

Mit dem neuen Vorgehen entstehe unter anderem weniger Aufwand bei der manuellen Datenerfassung und mehr Transparenz. Die Sagaflor stellt die eigens für eine Warenwirtschaft aufbereiteten Daten täglich in einer sogenannten Edifact-Datei für die Partner zur Verfügung. Im Sagaflor Extranet könnten diese Daten ganz leicht für EPA-Partner abgerufen werden.

Edifact ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Silvio Brehm (Zoo&Co) ist mit zehn Standorten, unter anderem in Weimar, Eisleben und Erfurt, Partner der Sagaflor. Als einer der ersten EPA-Teilnehmer hat er auf die Papierversendung durch die Zentrale verzichtet. Mit Umstellung auf die neue WaWi wird nun auch die Edifact-Datei der Sagaflor für die Rechnungsprüfung in sein WaWi-System eingelesen.

Silvio Brehm zeigt sich zufrieden: „Ich habe jetzt einen viel besseren und aufgrund der taggenauen Daten aktuelleren Überblick. Ich weiß, welche Warenbestände ich habe und kann so alles besser kontrollieren. Bei den positionsgenauen Edifact-Rechnungen werden Preisabweichungen und Fehlmengen automatisch durch die Rechnungsprüfung aufgedeckt.

Das neue Vorgehen bedeutet eine unglaubliche Zeitersparnis für uns. Und noch ein schöner Nebeneffekt: Durch das kostenlose elektronische Archiv der Sagaflor muss ich die Belege nicht mehr in meinen Ordnern aufbewahren. Je weniger Papier im Archiv ist, desto besser, denn das Archiv hier quillt schon über.“ (ts)