Grüne Branche

GS1 Germany stellt auf E-Rechnung um

Als eines der ersten mittelständischen Unternehmen in Deutschland setzt GS1 Germany auf das neue Rechnungsformat „ZUGFeRD“. Das Unternehmen gab im Rahmen des Praxistages „Elektronische Rechnung“ am 13. Juni 2013 bekannt, Rechnungen künftig nur noch elektronisch zu versenden. Ab dem 1. Juli erhalten neue Kunden Rechnungen als PDF per E-Mail. Alle weiteren Kunden erhalten erstmalig mit der Jahresrechnung für 2014 die E-Rechnung.

Mit „ZUGFeRD“ können Rechnungen elektronisch versandt werden. Davon kann laut GS1 Germany auch die grüne Branche profitieren. Foto: apops/Fotolia.com

„ZUGFeRD“ steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format wurde vom Bund und den Verbänden sowie Unternehmen im Schulterschluss entwickelt. Das PDF/A3–Dateiformat, das bei „ZUGFeRD“ angewendet wird, enthält die Rechnungsdaten außerdem im XML-Format und kann so bei Bedarf automatisch weiterverarbeitet werden.

Laut Andreas Pelekies, Senior Projektmanager EDI/E-Business bei GS1 Germany, spielt das neue elektronische Rechnungsformat „ZUGFeRD“ als branchenneutrales und prozessübergreifendes Format auch für die grüne Branche beziehungsweise den Gartenbau eine Rolle und würde beispielsweise einem Gartencenter insbesondere in Richtung seiner Lieferanten nutzen.

„Die Verarbeitung der eingehenden Rechnungen könnte optimiert, die Rechnungsprüfung beschleunigt und somit Kosten gespart werden“, so Pelekies. Darüber hinaus könne die Branche auch bei Lieferungen im B2B-Umfeld gewinnen. Durch das Versenden von Rechnungen mit „ZUGFeRD“ ließen sich auch diese Prozesse optimieren. „Neben der Einsparung von Porto- und Papierkosten auf Senderseite können auch die Kunden der Branche profitieren. Ihr Rechnungseingang ließe sich auf die gleiche Weise optimieren.“

Welche Voraussetzungen müssten Betriebe, beispielsweise Gartencenter, erfüllen, um das System sinnvoll zu nutzen? Welcher Art von Betrieben würde es schon nutzen?

„ZUGFeRD“ ist laut Pelekies häufig die einfachste Methode, einen elektronischen Rechnungsversand umzusetzen. „Im leichtesten Fall kann die vorhandene Finanzbuchhaltungs- oder ERP-Software mit einem Update ,ZUGFeRD‘-fähig gemacht werden. Der Rechnungsempfänger hat durch ,ZUGFeRD‘ erst einmal keinen technischen Aufwand, da er die PDF-Datei in diesem Format zunächst wie eine gewöhnliche PDF-Datei behandeln kann.“

Den größten Nutzen hätten Unternehmen, wenn sie eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten. Auch hier sei die einfachste Lösung, die vorhandene Software per Update „ZUGFeRD“-fähig zu machen. Die technische Umsetzung von „ZUGFeRD“ stellt laut Pelekies eine geringe Hürde dar, sowohl für den Rechnungsausgang als auch für den Rechnungseingang.

Zusätzlich mit der Einführung von „ZUGFeRD“ treten organisatorische Aufgaben auf: „Eine eingehende Rechnung im „ZUGFeRD“-Format kann natürlich gedruckt und dann genauso wie Papier weiterverarbeitet werden. Optimal wäre jedoch eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung.“

Beim Versand elektronischer Rechnungen stelle sich unabhängig von „ZUGFeRD“ insbesondere die Frage, wer die Rechnung erhalten soll. Bei Bestandskunden liege nicht zwangsweise eine gültige E-Mail-Adresse vor, die für den Rechnungsversand in Frage kommt. „Wollen Unternehmen zunächst nur neue Kunden auf „ZUGFeRD“ umstellen, ist der Aufwand wesentlich geringer“, so Pelekies. (kla)