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Kassenführung: Ausnahme für elektronische Systeme

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Steuerexperte Roland Franz, erklärt die Anforderungen, Ausnahmen und Zusammenhänge im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Buchführung, sollte eine elektronische Registrierkasse eingesetzt werden. Besonders bei Betriebsprüfungen können unliebsame Überraschungen vermieden werden.

Roland Franz ist Steuerexperte und gibt Tipps, wie Unternehmer Beanstandungen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen aus dem Weg gehen. Foto: Roland Franz & Partner Steuerberater – Rechtsanwälte

Oft Pflicht: Elektronische Kassensysteme aufrüsten

„Die [aktuelle] Regelung gilt für Geräte, die bauartbedingt vor allem die Anforderungen an die Speicherung - insbesondere auch der Programm- und Stammdatenhistorie - nicht erfüllen. Diese müssen nachgerüstet werden. Das Bundesministerium der Finanzen stellt hierbei keinerlei Wirtschaftlichkeits- oder Praktikabilitätserwägungen an. Im Extremfall kann dies dazu führen, dass ein Kassensystem, welches im Jahre der Anschaffung 2.000 Euro gekostet hat, für 6.000 nachgerüstet werden muss“, erklärt Steuerberater Roland Franz

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Hier werden auch regelmäßige Softwareupdates und gegebenenfalls der Kauf weiterer Hardware im Rahmen der Nachrüstung gefordert.

Übergangsregelung für elektronische Registrierkassen

Erst dann, wenn ein Gerät bauartbedingt die vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) geforderten Voraussetzungen nicht erfüllen kann und auch Software-Anpassungen und Speichererweiterungen nicht möglich sind, greift die Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016, wonach auf eine entsprechende Nachrüstung verzichtet werden kann. Allerdings sei es laut Experte Roland Franz schwer, eine solche Unzulänglichkeit des Systems nachzuweisen. Oft fragt der Betriebsprüfer direkt beim Kassenhersteller nach, der natürlich eine Aufrüstungsfähigkeit bescheinigt.

Die Ausnahmeregelung sowie die Anforderungen seitens des Bundesministeriums für Finanzen beziehen sich lediglich auf elektronische Registrierkassen, die sich bereits in Betrieb befinden. Wenn eine entsprechende gebrauchte Kasse gekauft wird, entfällt die Ausnahmeregelung. 

Sollte für Ihr Kassensystem die Ausnahmeregelung greifen, beachten Sie…

Im Falle einer Betriebsprüfung muss der Unternehmer zum einen nachweisen, dass sein System nicht aufrüstbar ist und zusätzlich folgende Daten / Dokumente aufbewahren:

  • Bedienungs- und Programmieranleitung des Geräts

  • Programmabrufe nach jeder Änderung, etwa der Artikelpreise.

  • Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung, z.B. Anweisung zum maschinellen Ausdrucken  von Pro-Forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten.

  • Mithilfe der Registrierkasse erstellte Rechnungen. Neben dem reinen Tagesbericht müssen also alle Kundenrechnungen kopiert und abgeheftet bzw. elektronisch archiviert werden.

  • Die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte, der Stornobuchungen, sogenannte Managerstornos und Nachstornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege, etwa Bar, Scheck, Kreditkarte, und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang zusammen mit den Tagesendsummenbons.

  • Ferner müssen Sie die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons  durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherstellen. Auf jeden Fall sollten Unternehmer für zusätzlichen Speicherplatz sorgen und Softwareupdates durchführen.

Inanspruchnahme der Übergangsregelung

Wenn die Übergangsregelung greift, sind dann allerdings die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 vollumfänglich zu beachten. Die dort niedergelegten Grundsätze gelten zwar schon seit langem, sind in der Praxis aber nie so angewendet worden. Da aufgrund des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erhebliche Verschärfungen stattgefunden haben, ist davon auszugehen, dass die Finanzbeamten dieses BMF-Schreiben im Zweifel zulasten des Steuerpflichtigen auslegen werden.

Zum Autor:
Roland Franz ist geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, mit Kanzleien in Essen und Düsseldorf.