Alle Einnahmen und Ausgaben vollständig aufzeichnen
„Grundsätzlich sind alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufzuzeichnen. Da durch die technische Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen“, erklärt Oliver Kastens-Plump vom Steuerberatungsbüro Berner, Fischer und Partner in Verden. „Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können, um die Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten. Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit des Kassenberichts nach Geschäftsschluss vorzunehmen.“
Kassenbericht nicht nur elektronisch archivieren
Wird der Kassenbericht mit Standardsoftware in elektronischer Form erstellt, wie zum Bespiel mit Word oder Excel, genügt es nach Angaben des Bundeszentralamtes für Steuern nicht, diesen in ausschließlich elektronischer Form zu archivieren, weil nachträgliche Änderungen nicht verhindert werden können. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte zusätzlich in einem Kassenbuch vermerkt werden. „Darüber hinaus ist für jede Kasse ein eigener Kassenbericht zu erstellen“, so der Experte.
Die Anfertigung eines sogenannten täglichen „Zählprotokolls“ wird ebenfalls empfohlen: „Es ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, kann dem Finanzamt gegenüber jedoch als Nachweis für die vollständige Erfassung der Barzahlungen dienen“, rät Kastens-Plump. Dazu wird die Anzahl der vorhandenen Zahlungseinheiten vom Ein-Cent-Stück bis zum 500-Euro-Schein erfasst, dokumentiert und aufbewahrt.
Auch mit offener Ladenkasse: keine Buchung ohne Beleg
Auch bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse besteht grundsätzlich die Pflicht zur Aufzeichnung eines jeden Geschäftsvorfalls – keine Buchung ohne Beleg! Die Einzelaufzeichnungspflicht wird jedoch aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn der Unternehmer eine offene Ladenkasse verwendet, keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, die Abrechnung über Barzahlung erfolgt und die Waren typischerweise an eine Vielzahl namentlich nicht bekannter Personen verkauft werden – wie es bei sogenannter Laufkundschaft der Fall ist.
