Wirtschaft & Politik

2017: Elektronische vs. Offene Ladenkasse

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Sind Blumenfachgeschäfte und Einzelhandelsgärtnereien ab Januar 2017 wirklich vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, eine elektronische Kasse anzuschaffen? Nein, aber Steuerexperte Roland Franz erklärt, wie Sie eine „Offene Ladenkasse“ richtig führen und somit Beanstandungen durch das Finanzamt vermeiden.

Steuerexperte Roland Franz erklärt, was mittelständische und kleine Unternehmen im Hinblick auf die Kassenführung 2017 beachten müssen. Foto: Roland Franz & Partner Steuerberater – Rechtsanwälte

Kein Zwang zu elektronischem Kassensystem

„Als allererstes muss noch einmal klar und deutlich festgehalten werden, dass es keine gesetzliche Grundlage für den Einsatz von elektronischen Kassensystemen gibt. Der Gesetzgeber kann niemanden zwingen, ein elektronisches Kassensystem einzusetzen“, sagt Roland Franz.

Die vorgesehene Änderung ziele nicht auf kleine bis mittlere Unternehmen (KMU), sondern auf Unternehmensketten, bei denen „die Inhaber/Geschäftsführer/Vorstände mit dem Einsatz von elektronischen Kassensystemen auch andere Zwecke verfolgen, insbesondere im Bereich Warenwirtschaftssysteme und Controlling-Funktionen“, wie der Experte erklärt.

Die Offene Ladenkasse richtig führen – Tageseinnahmen ermitteln

Es gibt also keine gesetzliche Regelung für den „normal ausgeprägten Mittelstand, jedes Unternehmen kann, unabhängig von der Größe, eine „Offene Ladenkasse“ führen. Der „Teufel“ steckt hier im Detail, denn „diese Offene Ladenkasse unterliegt allerdings genauen Bestimmungen und Voraussetzungen, damit sie seitens der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß anerkannt wird. Ein normales Kassenbuch, was im Einzelhandel häufig genutzt wird, ersetzt die Kassenführung nicht, auch dann, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden“, so Franz.

Wer eine Offene Ladenkasse führt, muss täglich einen Kassenbericht anfertigen. Die Tageseinnahmen sollten in folgenden Schritten ermittelt werden.

  1. Kassenendbestand zählen
  2. Kassenbestand des Vortages und auch die aktuellen Bareinlagen abziehen
  3. Ausgaben und Barentnahmen dazurechnen

Bareinlagen und Barentnahmen mit Eigenbelegen dokumentieren

Nicht vergessen: Bareinlagen und Barentnahmen mit Eigenbelegen dokumentieren und zu den Kassenberichten hinzufügen. Zudem verlangt das Finanzamt einen Nachweis, dass der Kassenbestand wirklich an jedem Tag gezählt wird. „Am besten erstellt man täglich ein sogenanntes Zählprotokoll, das das Tagesdatum und die Geldarten (Münzen/Scheine) nach den einzelnen Werten enthält und vom Unternehmer unterschrieben wird. Wird dies von einem Arbeitnehmer oder zusammen mit einem Arbeitnehmer durchgeführt, ist es am besten, wenn beide unterschreiben“, erklärt Franz.

Von Zuschätzungen durch das Finanzamt verschont bleiben

Um unliebsamen Überraschungen während einer „spontanen“ Betriebsprüfung vorzubeugen, muss die Kasse kassensturzfähig sein. „Denn der Unternehmer darf vom Prüfer jederzeit gebeten werden, den Ist-Stand mit dem Soll vor dem Prüfer zu vergleichen“, erklärt der Experte. Nur wer seine Kasse ordnungsgemäß führt, bleibt vor Zuschätzungen durch das Finanzamt verschont. Wer sich dennoch unsicher fühlt, sollte sich an einen Steuerberater wenden.  

Zum Autor: Roland Franz ist geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens Roland Franz & Partner in Essen.