Formulierungs-Tipps: Mahnungen richtig schreiben

Veröffentlichungsdatum: , Bernd Drumann, Bremer Inkasso GmbH

Um offene Forderungen einzutreiben, ist das Schreiben einer Mahnung notwendig. Symbolfoto: fancycrave1/Pixabay

Bei der Formulierung einer Mahnung geht es um Klarheit, Eindeutigkeit und Fakten. Und eine Mahnung ist wichtig: Sie setzt einen Schuldner, dessen Zahlung fällig ist, in Zahlungsverzug.

Erste Mahnung

Nach einer Überschrift wie „1. Mahnung“ sollte in höflicher Form die Aufforderung zur Zahlung der noch offenen Rechnung erfolgen. Hier ist es wichtig, das Datum sowie die Rechnungsnummer (gegebenenfalls auch Lieferscheinnummer) der ursprünglichen Rechnung noch einmal aufzuführen sowie auch die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen. Eine Rechnungskopie beizufügen, kann für den Kunden ebenso hilfreich sein.

Dann sollte man dem Kunden noch ein nach dem Kalender genau zu definierendes, erneutes kurzes Zahlungsziel setzen wie „Die Rechnung ist bis zum … bei uns eingehend zu zahlen“. Der nachfolgende Satz „Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie für einen gegebenenfalls entstandenen Verzugsschaden aufzukommen haben“ sollte ebenfalls in der ersten Mahnung nicht fehlen.

Zweite Mahnung

Sollte eine „2. Mahnung“ nötig sein, sollte diese im Abstand von sieben bis zehn Tagen erfolgen und inhaltlich wieder die Angaben zur ursprünglichen Rechnung sowie die Daten der ersten Mahnung enthalten. Jetzt kann auch eine Mahnkostenpauschale berechnet werden, die im Fall der Fälle von Gerichten (ohne Einzelnachweise) meist in Höhe von ein bis fünf Euro pro Mahnschreiben akzeptiert wird. Ebenso können bei Geldforderungen auch Verzugszinsen verlangt werden (über die Berechnung unbedingt vorher informieren). Ein erneutes klar definiertes Zahlungsziel ist wieder hilfreich.

Dritte und letzte Mahnung

Sollte eine dritte oder „letzte Mahnung“ nötig sein, sollte sie wieder nach sieben bis zehn Tagen erfolgen. Inhaltlich sollten wieder die Daten der ursprünglichen Rechnung enthalten sein sowie das Datum der zweiten Mahnung. Erneut kann eine Mahnkostenpauschale angesetzt sowie weitere Verzugszinsen verlangt werden. Bei der Aufforderung, den offenen Betrag X „endgültig bis zum … bei uns eingehend zu bezahlen“ sollte nicht vergessen werden, dass der nun offene Betrag aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag sowie den Mahnkostenpauschalen und den Verzugszinsen besteht, sich also erhöht hat.

Fakten sind wichtig

Wer sich bei einer Mahnung an der Fälligkeit der Forderung und an den Fakten des Vertragsabschlusses und der -erfüllung orientiert, kann kaum etwas falsch machen. Wichtig ist, eine fällige Forderung überhaupt zeitnah anzumahnen.