Recht: Nicht auf Mahnungen verzichten

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Neben allen Überlegungen, wie man an neue Aufträge kommt, vorhandene abwickelt oder aber in erster Linie mit alten Kunden umgeht, die man nicht verlieren möchte, die aber nicht zahlen, wäre es fatal, wegen Corona auf Mahnungen zu verzichten. Konsequentes, der Situation angemessenes respektvolles Mahnwesen hilft gerade in dieser Zeit beiden Seiten.

Konsequentes Mahnwesen als Zeichen für gutes Firmenmanagement

Es hilft, die Liquidität des eigenen Unternehmens zu schützen, und dem Geschäftspartner, seinen Verbindlichkeiten zeitnah nachzukommen und nicht ins Schlingern zu geraten, weil er den Überblick verliert oder offene Rechnungen sich häufen. Meiner Erfahrung nach wird ein konsequentes Mahnwesen gemeinhin als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet. Es wird daher eher positiv wahrgenommen, als dass es abschreckt. Wichtig ist nur, dabei die folgenden Punkte zu beachten.

Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist unwirksam! Durch eine vor Fälligkeit erstellte Mahnung kommt der Schuldner nicht in Verzug. Der Verzug aber ist die Voraussetzung dafür, dass der Schuldner für die durch seine verspätete Zahlung entstandenen Kosten (Verzugsschaden) aufzukommen hat.

Die Begriffe Zahlungserinnerung/Mahnung sollten auf gar keinen Fall wahlweise je nach Befindlichkeit angewendet werden. Hat man sich einmal für einen der beiden Begriffe entschieden, sollte man ihn auch durchgängig benutzen. Jeder von ihnen ist als eine eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner zu verstehen, die fällige Rechnung zu begleichen. Eine Mahnung – das ist der Begriff, den das Gesetz verwendet – sollte deutlich als solche erkennbar sein (zum Beispiel 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. (Letzte) Mahnung) und aus Gründen der Nachweisbarkeit schriftlich erfolgen. Eine Mahnung sollte aus Beweisgründen in schriftlicher Form erfolgen, hat aber auch mündlich ausgesprochen (möglichst vor Zeugen) ihre Gültigkeit. Wichtig ist, dass aus der gewählten (respektvollen) Formulierung deutlich wird, dass man sein Geld haben möchte.

Bestandteile einer Mahnung

Damit eine Mahnung für den Schuldner (und einen selbst) leichter zuzuordnen ist, sollte jede das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie Rechnungs- und gegebenenfalls Lieferscheinnummer enthalten. Ebenso kann eine Rechnungskopie beigefügt oder die erbrachte Leistung noch einmal benannt werden. Auch sollte dem Kunden in der Mahnung mitgeteilt werden, dass er auch den Verzugsschaden – also die Kosten, die entstehen, weil die Rechnung verspätet oder wohl möglich gar nicht beglichen wird – zu zahlen hat.

Hat der Kunde bereits eine Mahnung bekommen und ist dadurch in Zahlungsverzug, so kann die zweite Mahnung Mahnkosten enthalten. Die Höhe der von den Gerichten oft ohne Einzelnachweis akzeptierten Mahnkosten liegt zwischen ein und drei Euro pro Mahnschreiben. Im Zweifel muss die Zusammensetzung der Pauschale allerdings genau erklärt und nachgewiesen werden können. Der durch die Mahnung nötig gewordene Zeitaufwand darf dabei nicht anteilig in die Berechnung einfließen. Auch Verzugszinsen können mit der Mahnung verlangt werden, deren Berechnung darf aber erst mit dem Eintritt des tatsächlichen Verzugs beginnen. Ist der Schuldner Verbraucher, liegt der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Geschäften zwischen Unternehmern kommt für Entgeltforderungen ein Verzugszins von neun Prozentpunkten über dem Basiszins zum Ansatz.

Eigene Glaubwürdigkeit nicht in Frage stellen

Viel hilft nicht immer viel – vor allem nicht bei der Anzahl von Mahnungen. Im Gegenteil. Tatsächlich bringt häufig schon eine freundlich, aber bestimmt formulierte Mahnung den gewünschten Erfolg, denn im Geschäftsalltag kann schon einmal etwas „durchrutschen“. Manche Kunden brauchen aber leider etwas mehr „Zuwendung“. Wer dann immer noch eine und noch eine Mahnung verschickt, wird schnell nicht mehr ernst genommen. Kaufmännisch üblich sind zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zu zehn Tagen. Dabei sollte man es dann aber auch belassen. Hat man unter Umständen in der als letzte bezeichneten Mahnung weitere juristische Schritte „angedroht“ oder sich bei Nichtzahlung vorbehalten, sollte man diese dann auch konsequent angehen. Andernfalls stellt man die eigene Glaubwürdigkeit in Frage und sendet das Signal „Der tut nichts, der will nur spielen“.

Hat alles Mahnen zu keinem Erfolg geführt, kann versucht werden, die Forderung im Wege des gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsverfahrens einzuziehen. Vorab kann es unter Umständen gelingen, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassobüros doch noch eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen, um ein Gerichtsverfahren zu vermeiden. (Die Kosten für einen Rechtsdienstleister zählen meist zum Verzugsschaden, sodass sie vom Schuldner zu tragen sind.) Konnten die Forderungen dennoch so nicht realisiert werden, bleibt nur der Gang zum Gericht. Und spätestens jetzt sollte man die Hilfe eines Rechtsdienstleisters in Anspruch nehmen, denn der verfügt über die nötigen Kenntnisse und kann etwa prüfen, ob die Forderung nicht sogar schon verjährt ist. Gerade die Geltendmachung einer verjährten Forderung kann schnell erhebliche Kosten „für nichts“ nach sich ziehen. Ein Gläubiger sollte unbedingt eine realistische Einschätzung seiner eigenen Möglichkeiten und Kenntnisse vornehmen und sich eventuell Hilfe vom Profi holen, damit er letztlich dem schlechten kein gutes Geld hinterherwirft.

Über den Autor

Bernd Drumann ist Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH, ein amtlich zugelassenes Inkassounternehmen mit Sitz in Bremen.