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Recht: Privatanteil Pkw – Kassetten sind kein Fahrtenbuch

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Mit Urteil vom 18. Juni 2015 hat das Finanzgericht Köln besprochene Kassetten und Excel-Tabellen nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für die Abgrenzung privater von betrieblichen Fahrten anerkannt. Im entschiedenen Fall hatte der Kläger das Fahrtenbuch für seinen Porsche mit einem Diktiergerät geführt.

Er diktierte zu Beginn einer Fahrt Zweck der Fahrt, Datum und Kilometer-Stand, unterwegs besondere Vorkommnisse (Staus oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometer-Stand. Während der Eingaben lief das Radio, angeblich um die Angaben zu untermauern. Die Diktate vom Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Entsprechende Ausdrucke wurden aufbewahrt und am Jahresende gebunden. Auch die Bänder wurden aufbewahrt.

Vorgaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Maßgebend für die Entscheidung des Gerichts waren die immer wieder vom Bundesfinanzhof bestätigten Vorgaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, insbesondere dürfen keine nachträglichen Änderungen möglich oder sämtliche Änderungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein. In einem handschriftlichen Fahrtenbuch ist zum Beispiel jede Streichung und Änderung sichtbar. 

Das Fahrtenbuch muss enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
  • Kilometerangaben für Privatfahrten

Das Gericht stellte zunächst fest, dass es die besprochenen Kassetten beurteilen musste, denn die Ausdrucke der Excel-Tabellen sind nur als lose Blätter gesammelt worden und jederzeit änderbar, können also kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darstellen. Auch die Kassetten seien änderbar, könnten zum Beispiel komplett neu besprochen worden sein.

Zudem wäre nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu überprüfen, ob die Diktate vollständig in die Tabellen übertragen worden seien. Im Ergebnis musste der Steuerpflichtige die Pkw-Privatnutzung nach der sogenannten Ein-Prozent-Regel versteuern.

Finanzgericht hat Revision zugelassen

Wahrscheinlich wird sich der Bundesfinanzhof (BFH) mit dem Fall befassen, weil das Finanzgericht die Revision zugelassen hat. Es geht um die Frage, ob sich die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch durch die technischen Entwicklungen in den letzten Jahren verändert haben könnten.

Grundsätzlich ist ein elektronisches Fahrtenbuch möglich, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten gewinnen lassen. Der BFH hatte jedoch bereits mit Urteil vom 16. November 2005 die Auffassung der Finanzverwaltung bestätigt, dass ein solches Fahrtenbuch nur anzuerkennen ist, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten EDV-Programms technisch ausgeschlossen sind oder vollständig in der Datei selbst dokumentiert werden.

Im Zweifel müssten die Eingaben täglich ausgedruckt werden. Darüber hinaus gelten die Aufbewahrungsfristen nicht nur für die Ausdrucke, sondern auch für die elektronischen Daten. Da die wenigsten Steuerpflichtigen mehrere Autos ihr Eigen nennen, geht die Finanzverwaltung grundsätzlich davon aus, dass ein Pkw nicht nur betrieblich gefahren wird. Ein Teil der Kosten ist als Privatanteil dem Gewinn wieder hinzuzurechnen.

Auf Privatanteil kann verzichtet werden

Mit Urteil vom 4. Dezember 2012 hatte der BFH entschieden, dass auf einen Privatanteil verzichtet werden kann, wenn man neben dem betrieblichen ein in Status und Gebrauchswert vergleichbares privates Auto besitzt. Doch mehrere Pkw halfen in einem anderen Verfahren auch nicht. Der Kläger hatte bereits im Einspruchsverfahren gesagt, dass er den Betriebswagen auch privat nutzte, sodass eine Gewinnerhöhung trotz Privatwagen zwingend war. Im Streit um die Höhe des Privatanteils gelangte der BFH am 6. August 2013 mangels ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wieder zur Ein-Prozent-Regel.

Entscheidend für die Ermittlung des Privatanteils ist das Verhältnis der betrieblichen zu den privaten Fahrten. Entfällt mehr als die Hälfte der Fahrleistung auf betriebliche Fahrten, dann gilt für den Privatanteil die Ein-Prozent-Regel. Pro Monat muss dem Gewinn ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Pkw zugeschlagen werden, also zwölf Prozent für ein ganzes Wirtschaftsjahr. Bei alten Autos ist die Ein-Prozent-Regel meist sehr nachteilig für den Steuerpflichtigen, etwa wenn man das Auto als Gebrauchtfahrzeug billig erworben hat.

Beispiel:

  • Kaufpreis 6.000 Euro, Abschreibung verteilt auf sechs Jahre: 1.000 Euro
  • Steuer, Versicherung: 1.000 Euro
  • Sprit und Reparaturen: 2.000 Euro

Erlös muss bei Verkauf des Wagens voll versteuert werden

Es ergeben sich Betriebsausgaben von 4.000 Euro. Wenn es sich um einen alten, PS-starken Geländewagen handelt mit einem ursprünglichen Bruttolistenneupreis von 50.000 Euro, dann wäre der Privatanteil mit zwölf Prozent = 6.000 Euro anzusetzen. Hier ist die Finanzverwaltung „gnädig“ und beschränkt sich auf 100 Prozent der Kosten, das heißt die kompletten Betriebsausgaben von 4.000 Euro werden dem Gewinn wieder zugeschlagen. Trotzdem muss beim Verkauf des Wagens der Erlös vollständig versteuert werden.

Sollten weniger als die Hälfte aller Fahrten auf den Betrieb entfallen, so sind die Kosten nach konkretem Verhältnis auf abzugsfähige Betriebsausgaben und private Nutzung aufzuteilen. Als Nachweis muss der Steuerpflichtige für mindestens drei Monate betriebliche Fahrten aufzeichnen und ins Verhältnis zur gesamten Fahrleistung in diesem Zeitraum setzen. Will man bei überwiegend betrieblich genutztem Fahrzeug die Ein-Prozent-Regel vermeiden, bleibt einem nur die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches.

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